ADDA BailleurVotre locataire vous réclame une quittance de loyer ? Aucun formulaire Cerfa n'est imposé et la mise en page reste libre. En revanche, l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 exige de distinguer le loyer et les charges. Voici ce que la loi impose expressément, les informations utiles à ajouter et un modèle à adapter.
Qu'est-ce qu'une quittance de loyer (et à quoi elle sert vraiment)
Une quittance de loyer est un document écrit par lequel vous, en tant que bailleur, reconnaissez avoir reçu l'intégralité du loyer et des charges de votre locataire pour une période donnée — généralement un mois.
Ne la confondez pas avec l'avis d'échéance : ce dernier est une simple demande de paiement envoyée avant la date de règlement. La quittance, elle, est une preuve délivrée après réception du loyer. L'avis d'échéance n'est pas obligatoire ; la quittance l'est sur demande.
La quittance peut servir de justificatif de domicile ou de paiement dans de nombreuses démarches, selon les pièces acceptées par l'organisme concerné. Conservée avec les relevés et échanges, elle constitue aussi un élément de preuve utile ; elle ne met toutefois aucune partie à l'abri de toute contestation.
Quittance de loyer : obligatoire ou non ?
Vous n'êtes pas tenu d'envoyer spontanément une quittance chaque mois. En revanche, dès que votre locataire en fait la demande, vous devez la lui transmettre — et gratuitement. C'est l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 qui pose cette obligation.
Trois conditions cumulatives encadrent cette délivrance :
- Gratuité : aucun frais (timbre, impression, traitement) ne peut être facturé. Une clause du bail prévoyant le contraire est réputée non écrite.
- Sur demande : c'est au locataire d'en faire la demande, même si beaucoup de bailleurs l'envoient automatiquement par confort.
- Paiement intégral : le loyer ET les charges doivent avoir été réglés en totalité.
Si le paiement n'est que partiel, vous ne délivrez pas une quittance mais un reçu, qui mentionne la somme perçue et le solde restant dû. Délivrer une quittance pour un paiement incomplet reviendrait à reconnaître un paiement total : ne le faites jamais.
Exemple. Julie attend 840 € (780 € de loyer + 60 € de charges). Son locataire, en difficulté ce mois-ci, ne verse que 600 €. Julie n'établit donc pas une quittance, mais un reçu de 600 € mentionnant un solde restant dû de 240 €. Elle ne délivrera la quittance qu'une fois les 840 € intégralement réglés.
Ce que la loi impose et ce qu'il est prudent d'ajouter
L'article 21 impose expressément que la quittance détaille le total des sommes versées par le locataire en distinguant :
- le loyer ;
- les charges.
La loi de 1989 ne dresse pas une liste exhaustive de neuf mentions et n'impose pas expressément un titre ou une signature. Pour rendre le document non ambigu et facilement exploitable comme preuve, il est néanmoins prudent d'ajouter :
- le titre « Quittance de loyer » — ou « Reçu » si le paiement est partiel ;
- l'identité et les coordonnées du bailleur ou de son mandataire ;
- l'identité du ou des locataires concernés ;
- l'adresse précise du logement ;
- la période à laquelle le paiement se rapporte ;
- la date du paiement et la date d'établissement ;
- le nom et, par prudence, la signature de l'émetteur.
Pourquoi la ventilation loyer / charges est non négociable
Une quittance qui n'indique qu'un montant global ne respecte pas l'article 21 : la ventilation entre loyer et charges est la seule exigence de contenu explicitement formulée par cet article.
Cette séparation facilite aussi la régularisation annuelle des charges et la lecture du document par le locataire. Si une aide au logement est versée directement au bailleur, il peut être utile d'indiquer séparément la part reçue de l'organisme et celle payée par le locataire, sans les confondre avec la ventilation légale loyer/charges.
Modèle de quittance de loyer 2026 à recopier
La loi n'impose pas de mise en page. Voici un modèle prudent, qui reprend la ventilation obligatoire et les informations recommandées pour identifier clairement le paiement :
Formulation type à intégrer : « Je soussigné(e) [bailleur] déclare avoir reçu de [locataire] la somme de [total] € au titre du loyer et des charges pour la période susmentionnée. Cette quittance annule tous les reçus antérieurs pour la période concernée. »
Peut-on envoyer une quittance par e-mail en 2026 ?
Oui. L'article 21 autorise la transmission dématérialisée avec l'accord exprès du locataire, sans imposer un document papier pour recueillir cet accord. Il est prudent de conserver un élément permettant de prouver l'accord exprès du locataire à l'envoi dématérialisé : mention dans le bail, avenant ou échange conservé.
Sans accord exprès, proposez une remise sur support papier. Selon l'article 1366 du Code civil, l'écrit électronique a la même force probante que le papier si la personne dont il émane peut être identifiée et s'il est établi et conservé dans des conditions garantissant son intégrité. Un simple fichier ne bénéficie donc pas automatiquement de cette équivalence sans ces garanties.
Le relevé bancaire ne remplace pas la quittance
« Mon locataire paie par virement, il a déjà la trace du paiement » : cela ne supprime pas l'obligation de délivrer une quittance sur demande. Le relevé bancaire établit un mouvement d'argent mais n'identifie pas toujours sans ambiguïté sa période ni sa ventilation entre loyer et charges.
Les 4 erreurs les plus fréquentes des bailleurs
- Confondre quittance et avis d'échéance : l'un prouve le paiement, l'autre le réclame.
- Délivrer une quittance pour un paiement partiel : émettez un reçu à la place.
- Oublier la ventilation loyer / charges : la quittance devient irrégulière.
- Rendre le document ambigu : même si l'article 21 ne prescrit pas expressément un titre ou une signature, les ajouter avec les identités, l'adresse et la période renforce sa lisibilité et sa portée probatoire.
Combien de temps conserver ses quittances ?
Conservez les quittances et leurs preuves d'envoi pendant le bail et tant qu'une contestation reste possible. L'article 7-1 de la loi de 1989 fixe en principe à trois ans la prescription des actions dérivant du bail, à compter du jour où le titulaire a connu ou aurait dû connaître les faits. Service-Public conseille par ailleurs de conserver les principaux documents de location trois ans après la fin du bail. Une archive fiable facilite toute vérification ultérieure.
Des quittances générées depuis vos paiements
Dans ADDA Bailleur, la quittance est générée à partir des paiements saisis. En cas de paiement partiel, l'app produit un « Reçu de paiement partiel » avec la mention de l'article 21 — pas une quittance. Et en colocation, les noms de tous les colocataires actifs du logement sont ajoutés automatiquement sur le PDF.
Questions fréquentes
La quittance de loyer est-elle obligatoire ?
Elle est obligatoire dès que le locataire en fait la demande, à condition que le loyer et les charges aient été intégralement payés. Le bailleur ne peut pas refuser ni facturer ce document (article 21 de la loi du 6 juillet 1989).
Quelle différence entre une quittance et un reçu de loyer ?
La quittance atteste d'un paiement intégral du loyer et des charges. Le reçu est délivré en cas de paiement partiel : il mentionne la somme perçue et le solde restant dû, et ne libère pas le locataire de sa dette.
Le dépôt de garantie doit-il figurer sur la quittance ?
Non. Le dépôt de garantie est une somme distincte du loyer et des charges ; son versement doit être justifié séparément.
Peut-on envoyer une quittance de loyer par mail ?
Oui, avec l'accord exprès du locataire. Une trace écrite de cet accord est prudente et la conservation électronique doit permettre d'identifier l'émetteur et de garantir l'intégrité du document.
Le relevé bancaire du locataire suffit-il comme preuve ?
Non. Le virement prouve un versement, pas son objet ni sa ventilation loyer/charges. La quittance reste due dès que le locataire la demande.
Sources officielles
Références officielles : article 21 de la loi du 6 juillet 1989 ; article 3-4 de la loi de 1989 ; article 1366 du Code civil ; Service-Public.fr, documents remis par le bailleur ; Service-Public.fr, modèle de quittance ; Service-Public.fr, papiers à conserver. Vérifiées le 23 juillet 2026.