Régularisation des charges locatives : lettre type à personnaliser

Une fois par an au minimum, le bailleur doit comparer les provisions sur charges versées par le locataire aux dépenses réelles, puis demander le complément ou rembourser le trop-perçu : c'est la régularisation des charges (article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Voici les règles à respecter, et un générateur de lettre type gratuit — tout se passe dans votre navigateur, rien n'est envoyé sur un serveur.

Générer votre lettre de régularisation

Ce que dit la loi : article 23 de la loi du 6 juillet 1989

Les charges récupérables — dont la liste limitative est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 (eau, chauffage collectif, ascenseur, entretien des parties communes, taxe d'enlèvement des ordures ménagères…) — sont le plus souvent payées par provisions mensuelles, avec une régularisation au moins une fois par an.

La procédure impose trois obligations au bailleur :

• Un mois avant la régularisation : communiquer au locataire le décompte par nature de charges et, en immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires ;
• tenir les pièces justificatives (factures, contrats d'entretien, décompte de copropriété) à la disposition du locataire pendant 6 mois après l'envoi du décompte ;
• demander uniquement des provisions justifiées (résultats antérieurs ou budget prévisionnel de copropriété).

Comment calculer le solde

Le principe tient en une soustraction :

Charges réelles récupérables − provisions versées = solde

• Solde positif : le locataire doit un complément (rappel de charges).
• Solde négatif : le bailleur rembourse le trop-perçu (ou le déduit de la prochaine échéance).

Exemple concret. Karim loue un T2 et perçoit 75 € de provision sur charges par mois, soit 900 € versés sur l'année. En additionnant ses factures (eau, chauffage collectif, entretien des parties communes, TEOM), les dépenses réelles récupérables ressortent à 1 080 €. Son locataire lui doit donc 1 080 − 900 = 180 € de rappel. Karim porte alors prudemment la provision à 90 €/mois pour l'année suivante, afin d'éviter un nouveau rattrapage.

Jusqu'à quand peut-on régulariser ?

Le bailleur peut réclamer un rappel de charges pendant 3 ans (article 7-1 de la loi de 1989), y compris après le départ du locataire. Attention toutefois : si la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivant l'année d'exigibilité des charges, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois du rappel.

Provisions ou forfait : on ne régularise que les provisions

En location meublée (et en colocation), le bail peut prévoir un forfait de charges au lieu de provisions. Le forfait est définitif : il ne donne lieu à aucune régularisation, ni complément ni remboursement. Avant d'envoyer une lettre de régularisation, vérifiez donc ce que prévoit votre bail — s'il stipule un forfait, elle serait sans objet.

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Questions fréquentes

Quand faut-il régulariser les charges ?

Au moins une fois par an (article 23 de la loi du 6 juillet 1989) : on compare les provisions versées aux dépenses réelles, puis on demande le complément ou on rembourse le trop-perçu.

Quels documents transmettre au locataire ?

Le décompte par nature de charges (et le mode de répartition en immeuble collectif) un mois avant la régularisation ; les pièces justificatives restent à sa disposition pendant 6 mois après l'envoi.

Combien d'années en arrière peut-on réclamer ?

3 ans (article 7-1), y compris après le départ du locataire. En cas de régularisation tardive (après l'année civile suivant l'année d'exigibilité), le locataire peut exiger un étalement sur 12 mois.

Peut-on régulariser un forfait de charges ?

Non. Le forfait (fréquent en meublé et en colocation) est définitif : ni complément, ni régularisation.

Références : articles 7-1 et 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 ; décret n° 87-713 du 26 août 1987 (liste des charges récupérables) ; service-public.gouv.fr (fiche F947). À jour : juillet 2026.