ADDA BailleurLorsque les charges sont payées par provisions, le bailleur doit les régulariser au moins une fois par an en comparant les provisions versées aux dépenses récupérables réelles. Voici les règles de l'article 23 et un générateur de lettre : le calcul et la mise en forme sont exécutés dans le navigateur, sans soumission des champs par ce formulaire.
Générer votre lettre de régularisation
Lettre type personnalisée
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Le décompte par nature doit être communiqué un mois avant la régularisation ; il peut figurer dans la lettre ou en pièce jointe. N'incluez que les dépenses figurant dans la liste réglementaire des charges récupérables ; les charges de copropriété payées par le propriétaire ne sont pas toutes récupérables sur le locataire.
Ce que dit la loi : article 23 de la loi du 6 juillet 1989
Les charges récupérables — dont la liste est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 — peuvent notamment couvrir certaines dépenses d'eau, de chauffage collectif, d'ascenseur, d'entretien des parties communes ou la taxe d'enlèvement des ordures ménagères. Lorsqu'elles sont payées par provisions, une régularisation intervient au moins une fois par an.
L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose notamment :
- Un mois avant la régularisation : communiquer au locataire le décompte par nature de charges et, en immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires ;
- transmettre, le cas échéant, une note d'information sur le calcul du chauffage et de l'eau chaude collectifs, ainsi qu'une information sur la consommation individuelle de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire lorsque le dispositif le permet ;
- tenir les pièces justificatives (factures, contrats d'entretien, décompte de copropriété) à la disposition du locataire pendant 6 mois après l'envoi du décompte ;
- demander uniquement des provisions justifiées (résultats antérieurs ou budget prévisionnel de copropriété) ;
- adresser, à la demande du locataire, le récapitulatif des charges du logement par voie postale ou électronique.
Comment calculer le solde
Le principe tient en une soustraction :
Charges réelles récupérables − provisions versées = solde
- Solde positif : le locataire doit un complément (rappel de charges).
- Solde négatif : le bailleur rembourse le trop-perçu (ou le déduit de la prochaine échéance).
Exemple concret. Karim loue un T2 et perçoit 75 € de provision sur charges par mois, soit 900 € versés sur l'année. En additionnant ses factures (eau, chauffage collectif, entretien des parties communes, TEOM), les dépenses réelles récupérables ressortent à 1 080 €. Son locataire lui doit donc 1 080 − 900 = 180 € de rappel. Karim porte alors prudemment la provision à 90 €/mois pour l'année suivante, afin d'éviter un nouveau rattrapage.
Jusqu'à quand peut-on régulariser ?
Le bailleur peut réclamer un rappel de charges dans le délai de prescription de 3 ans prévu à l'article 7-1, y compris après le départ du locataire. Attention toutefois : si la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivant l'année d'exigibilité des charges, le locataire peut demander que le paiement du rappel soit effectué par douzièmes. Même dans le délai de prescription, un rappel tardif peut être contesté s'il est jugé déloyal, brutal ou fautif.
Provisions ou forfait : on ne régularise que les provisions
En location meublée et dans certaines colocations, le bail peut prévoir un forfait de charges au lieu de provisions. Le forfait ne donne lieu à aucun complément ni régularisation ultérieure. Il peut être révisé chaque année comme le loyer lorsque le contrat le prévoit, et son montant ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges récupérables. Avant d'envoyer une lettre, vérifiez donc la clause du bail.
Suivre ses charges toute l'année, sans tableur
Le code actuel d'ADDA Bailleur permet de saisir les dépenses au fil de l'eau :
- 💶 chaque dépense est rattachée à un bien et à une catégorie par défaut ou personnalisée ;
- 🧾 les quittances ventilent loyer et provisions ligne par ligne ;
- 📊 les dépenses peuvent être totalisées par catégorie et par année ;
- 🔒 les données structurées sont chiffrées ; les fichiers restent dans l’espace privé de l’application, sans abonnement ni cloud imposé.
Questions fréquentes
Quand faut-il régulariser les charges ?
Au moins une fois par an (article 23 de la loi du 6 juillet 1989) : on compare les provisions versées aux dépenses réelles, puis on demande le complément ou on rembourse le trop-perçu.
Quels documents transmettre au locataire ?
Le décompte par nature et, en immeuble collectif, le mode de répartition, un mois avant la régularisation. Selon l'équipement, ajoutez les informations relatives au chauffage et à l'eau chaude. Les justificatifs restent disponibles pendant 6 mois.
Combien d'années en arrière peut-on réclamer ?
3 ans (article 7-1), y compris après le départ du locataire. En cas de régularisation tardive (après l'année civile suivant l'année d'exigibilité), le locataire peut exiger un étalement sur 12 mois.
Peut-on régulariser un forfait de charges ?
Non : ni complément ni régularisation ultérieure. Le forfait peut néanmoins être révisé annuellement comme le loyer si le contrat le prévoit et ne doit pas être manifestement disproportionné.
ADDA Bailleur permet-il de suivre les provisions et les charges récupérables ?
Oui. L'application permet d'enregistrer les dépenses par bien et par catégorie, de conserver la part de charges de chaque quittance et de retrouver les éléments utiles à la régularisation. Le décompte transmis et le caractère récupérable des dépenses restent sous la responsabilité du bailleur.
Sources officielles
Références officielles : article 23 de la loi du 6 juillet 1989 ; article 7-1 ; décret n° 87-713 du 26 août 1987 ; Service-Public.fr, charges locatives. Vérifiées le 23 juillet 2026.