État des lieux d'entrée et de sortie : le guide complet

L'état des lieux est l'un des documents les plus importants d'une location : c'est lui qui détermine, à la sortie du locataire, qui doit payer d'éventuelles réparations. Voici comment le réaliser correctement, ce que dit la loi, et comment le faire en quelques minutes sur votre smartphone.

Qu'est-ce qu'un état des lieux ?

L'état des lieux décrit, pièce par pièce, l'état du logement et de ses équipements. Pour les locations vides ou meublées à usage de résidence principale, l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit qu'il soit établi contradictoirement lors de la remise et de la restitution des clés, puis annexé au bail. Son absence n'annule pas la location, mais modifie les règles de preuve.

On établit normalement deux documents : un à l'entrée et un à la sortie. Leur comparaison aide à distinguer l'usure normale (la vétusté) des dégradations qui peuvent être imputables au locataire, sous réserve des justificatifs et des circonstances.

Entrée et sortie : pourquoi les deux comptent

L'état des lieux d'entrée sert de référence. S'il est bâclé ou trop vague (« bon état » pour tout un logement), il sera très difficile, à la sortie, de prouver qu'une dégradation est récente. À l'inverse, un état des lieux d'entrée précis et photographié protège autant le bailleur que le locataire.

À la sortie, on reprend le même document et on note les différences. Ce sont ces différences — au-delà de l'usure normale — qui peuvent justifier une retenue sur le dépôt de garantie.

Ce que doit contenir un état des lieux

• la date et le type (entrée ou sortie) ;
• l'adresse du logement, le nom ou la dénomination des parties, leur domicile ou siège social et, le cas échéant, ceux des mandataires ;
• pour chaque pièce : l'état des murs, sols, plafonds, portes, fenêtres, et des équipements (cuisine, sanitaires, chauffage…) ;
• les relevés des compteurs individuels de consommation d'eau ou d'énergie ;
• le nombre de clés remises ;
• les signatures des deux parties ou de leurs mandataires ;
• à la sortie, la nouvelle adresse du locataire, la date de l'état des lieux d'entrée et l'évolution constatée pour chaque pièce ou équipement.

Le vocabulaire doit être précis : on préfère « rayure de 10 cm sur la porte du placard » à « quelques traces ». Le décret du 30 mars 2016 autorise à illustrer les constatations par des images. Des photos clairement rattachées au document peuvent compléter la preuve, dont la valeur sera appréciée avec l'ensemble du dossier en cas de litige.

Les pièges à éviter

• Des preuves visuelles mal rattachées au document : identifiez les photos et conservez le fichier remis à chaque partie.
• Des descriptions vagues : « bon état » ne veut rien dire en cas de désaccord.
• Une écriture illisible sur un constat papier : difficile à relire des mois plus tard.
• Oublier les compteurs ou les clés : sources fréquentes de désaccords.

Après l'entrée : les délais pour compléter

L'état des lieux d'entrée n'est pas figé le jour J. Le locataire peut demander à le compléter dans les 10 jours suivant son établissement et, pour l'état des éléments de chauffage, pendant le premier mois de la période de chauffe. En cas de refus, il peut saisir la commission départementale de conciliation. Ces délais sont rappelés par l'ANIL.

Désaccord ou refus de signer : le commissaire de justice

Si l'état des lieux ne peut pas être établi contradictoirement à l'amiable, la partie la plus diligente peut le faire dresser par un commissaire de justice. Il convoque bailleur et locataire par lettre recommandée au moins 7 jours à l'avance. Son constat est utilisable par les deux parties et les frais réglementés sont partagés par moitié.

Qui paie l'état des lieux ?

Fait directement entre bailleur et locataire (y compris via une application), il est gratuit. Si vous le confiez à un professionnel mandaté (agence) :

• à l'entrée, la part facturable au locataire est plafonnée à 3,03 € TTC par m² de surface habitable en 2026, sans pouvoir dépasser la part payée par le bailleur, selon l'arrêté applicable au 1^er janvier 2026 ;
• à la sortie, les honoraires sont entièrement à la charge du bailleur — sauf l'hypothèse du commissaire de justice ci-dessus, partagée par moitié.

Et si aucun état des lieux n'a été fait ?

En l'absence d'état des lieux d'entrée, l'article 1731 du Code civil pose une présomption de réception en bon état de réparations locatives. Cette présomption ne peut toutefois pas être invoquée par la partie qui a fait obstacle à l'établissement ou à la remise du document. Les autres preuves restent examinées au cas par cas.

Faire son état des lieux sur smartphone (sans papier)

C'est là que les choses ont changé. Avec une application comme ADDA Bailleur, vous réalisez l'état des lieux directement sur votre téléphone :

• 📷 vous prenez ou ajoutez des photos de chaque élément ; l'application enregistre la date et l'heure de leur ajout, qui ne correspondent pas nécessairement à la prise de vue d'une image choisie dans la galerie ;
• ✍️ vous saisissez vos observations au clavier, puis les relisez avant le PDF ;
• ✒️ vous recueillez les signatures sur l'appareil — bailleur, locataire et, si nécessaire, chaque colocataire concerné ;
• 📤 vous partagez le PDF par le canal proposé par l'appareil une fois le document généré ;
• 🔒 tout reste sur votre appareil : données structurées chiffrées, photos et PDF dans l'espace privé de l'application.

ADDA Bailleur permet de renseigner les pièces et équipements, d'ajouter des photos et de recueillir sur l'appareil les signatures du bailleur, du locataire et, si nécessaire, de chaque colocataire concerné. Une fois l'état des lieux finalisé, un PDF est généré et peut être partagé par le canal choisi.

Concrètement, le jour de la remise des clés, Inès fait le tour de son studio avec son téléphone : elle photographie chaque mur et chaque équipement, saisit ses observations (« léger éclat sur le plan de travail »), relève les compteurs, puis fait signer le locataire sur l'écran. À la sortie, elle crée le nouvel état des lieux sur la même trame et compare manuellement les deux documents, pièce par pièce : tout écart au-delà de l'usure normale est appuyé par les photos datées lors de leur ajout à l'entrée.

Exemple fictif — un état des lieux PDF généré par l'application, avec annexe photos.

Le chemin exact dans l'application (photo d'un mur par appui long, saisie des observations, signature) est détaillé pas à pas dans notre guide des fonctions.

Questions fréquentes

L'état des lieux est-il obligatoire ?

La loi prévoit son établissement contradictoire à l'entrée et à la sortie et son annexion au bail. Son absence n'annule pas le contrat, mais entraîne des conséquences sur la preuve.

Qui paie l'état des lieux ?

Réalisé entre bailleur et locataire, il est gratuit. Via une agence, la part du locataire est plafonnée à 3,03 € TTC/m² à l'entrée (plafond 2026) ; l'état des lieux de sortie est à la charge du bailleur.

Combien de temps pour restituer le dépôt de garantie ?

Un mois si l'état des lieux de sortie est conforme à l'entrée, deux mois lorsque des différences justifient des retenues, à compter de la remise des clés. Voir les règles détaillées sur Service-Public.fr.

ADDA Bailleur permet-il de réaliser et transmettre un état des lieux dématérialisé ?

Oui. L'application permet de renseigner les pièces et équipements, d'ajouter des photos, de recueillir les signatures des parties présentes et de générer un PDF. Celui-ci peut ensuite être partagé par le canal choisi.

Sources officielles

Références : loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (art. 3-2) ; décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 ; Service-Public.fr, état des lieux ; arrêté fixant le plafond 2026. Vérification juridique : 23 juillet 2026. Article informatif, ne constituant pas un conseil juridique.